Doğru planın özeti
Evrak ve sözleşme gönderiminde belgeler koruyucu dosya veya zarf içinde hazırlanmalı; teslim yetkilisi, imza ya da kaşe gereksinimi ve geri getirilecek nüsha açıkça belirtilmelidir. Kurye hareket etmeden önce her iki taraftaki irtibat kişilerinin bilgileri doğrulanmalıdır.
Kaç nüsha gidecek, kaçı geri dönecek?
Sözleşme teslimatlarında en sık karışan konu nüsha akışıdır. İmzalanacak sayfalar, karşı tarafta kalacak nüsha ve göndericiye geri getirilecek nüsha ayrı ayrı işaretlenmelidir.
Kurye hukuki içeriği değerlendirmez; teslim ve geri alma talimatını uygular. Bu nedenle “imzalatılacak” gibi genel bir not yerine hangi alanların kim tarafından tamamlanacağı açıkça yazılmalıdır.
Teslim yetkilisini hareketten önce doğrulayın
Şirket resepsiyonu her evrakı kabul etmeyebilir. Belirli bir departman, kişi veya vekil gerekiyorsa adı, unvanı ve ulaşılabilir telefonu paylaşılmalıdır. Teslim anında yetkili bulunmayacaksa alternatif kişi önceden belirlenmelidir.
- Gönderici taraftaki teslim eden kişi
- Alıcı kurum ve yetkili kişi
- İmza veya kaşe yetkisi
- Geri dönüş evrakını teslim alacak kişi
Belgeleri görünür hasara ve hava koşullarına karşı koruyun
Evraklar kapalı zarf, dosya veya uygun belge çantası içinde hazırlanmalıdır. Zarfın üzerine alıcı adı ve referans yazılabilir; kişisel veya ticari açıdan hassas içerik dış yüzeye yazılmamalıdır.
Belgenin katlanmaması gerekiyorsa sert destek kullanılmalı ve bu koşul talep notunda belirtilmelidir.
Teslim tamamlanma ölçütünü tanımlayın
Bazı gönderilerde yalnız zarfın bırakılması yeterliyken bazılarında imzalı nüshanın geri alınması gerekir. Teslim tamamlandı sayılmadan önce beklenen adımın ne olduğu açık olmalıdır.
Talep kaydında teslim adresi, yetkili kişi ve geri dönüş koşulu bir arada tutulduğunda hem gönderici hem saha ekibi aynı bilgi üzerinden ilerler.
Talep oluşturmadan önce
- Gönderilecek ve geri alınacak nüshaları ayırın.
- Teslim yetkilisinin adını ve telefonunu doğrulayın.
- İmza, kaşe ve tarih beklentisini yazın.
- Belgeleri kapalı ve suya karşı korumalı hazırlayın.